Cinco errores comunes en la gestión de suministros sanitarios (y cómo evitarlos)

Una guía práctica para mejorar la organización de tu clínica y evitar imprevistos.

La gestión de suministros sanitarios se nota especialmente cuando algo falla: un producto que se agota, un pedido que llega tarde o un lote olvidado al fondo del almacén. Aunque parezcan detalles menores, influyen directamente en el ritmo de trabajo y en la calidad del servicio.

En SUMEVI hablamos a diario con clínicas que, al revisar sus rutinas, descubren que pequeños ajustes pueden transformar por completo su organización. En este artículo reunimos los errores más frecuentes que suelen aparecer en los procesos de gestión… y cómo resolverlos de forma sencilla.

1. Comprar más material del necesario

En muchas clínicas ocurre lo mismo: para evitar imprevistos, se tiende a almacenar más de lo que realmente se necesita. Ese “por si acaso” acaba generando el efecto contrario—estantes saturados, material que se pierde de vista y caducidades que pasan desapercibidas.

En uno de nuestros artículos más consultados sobre organización de consumibles, explicamos cómo los productos de mayor rotación son los que más conviene vigilar de cerca y ajustar según el uso real del día a día.

Esa misma lógica se aplica a la compra global: analizar la rotación real de cada referencia y adaptar el stock a ese ritmo evita acumulación y pérdidas.

2. No anticipar los pedidos

Otra situación habitual es pedir material únicamente cuando queda poco. En el momento parece una buena solución, pero cuando surgen retrasos en transporte o aumentos inesperados de demanda, pueden aparecer roturas de stock.

Las clínicas que introducen una pequeña rutina semanal de revisión suelen notar un cambio inmediato: más tranquilidad, menos compras urgentes y mayor control sobre los consumibles esenciales.

3. Trabajar con demasiados proveedores

La dispersión de proveedores complica la gestión más de lo que parece. Diferentes precios, distintos plazos de entrega, múltiples interlocutores… todo ello hace que el proceso sea más lento y menos previsible.

Cuando las clínicas con las que trabajamos deciden centralizar sus pedidos, ocurre algo interesante: no solo ganan en eficiencia, sino que también obtienen una visión más clara de lo que realmente consumen. Reducir proveedores facilita la trazabilidad y permite negociar mejor.

4. Falta de orden en el almacén

Un almacén poco organizado puede convertirse en una fuente continua de pérdidas de tiempo y de duplicidades. Es habitual encontrar productos repetidos en zonas distintas o cajas que se abren “por si acaso” porque nadie recuerda dónde estaba el lote anterior.

En nuestro artículo sobre estrategias de optimización en práctica médica profundizamos en cómo el orden y la sistematización facilitan la toma de decisiones y reducen el esfuerzo diario del equipo.

Aplicar criterios sencillos—clasificar por categorías, etiquetar estanterías y realizar una revisión rápida semanal—suele ser muy eficaz.

5. No llevar un control de caducidades

Este es uno de los errores que más se repite y también uno de los que más impacto económico puede tener. Cuando el almacén no está ordenado, es fácil que un lote quede olvidado o que varios productos con fechas próximas a vencerse pasen desapercibidos.

Las clínicas que mantienen un pequeño registro mensual de fechas detectan a tiempo qué materiales deben rotar primero y evitan desperdicios. Además, disponer de una categoría clara de material estéril dentro del sistema de compra ayuda a identificar fácilmente los productos críticos.

Conclusión

A veces, mejorar la gestión del almacén no depende de una gran reforma, sino de revisar los hábitos que ya existen en la clínica. Ajustar el volumen de compra, anticipar pedidos, centralizar proveedores, ordenar el almacén y controlar caducidades permite trabajar con más seguridad y menos improvisación.

Desde SUMEVI acompañamos a centros sanitarios que buscan precisamente eso: una gestión más ágil, más organizada y adaptada a la actividad real de su consulta. Si necesitas apoyo en este proceso, estamos aquí para ayudarte.